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对于刚成立的创业公司,或者只有几个人、十几个人的小团队来说,在深圳租办公室时经常会遇到一个问题:
到底应该直接租一间传统办公室,还是选择共享办公、联合办公或服务式办公?
表面上看,这是在比较几种办公室类型。
实际上,企业真正需要判断的是:现阶段到底应该自己承担一整套办公室成本,还是只为真正使用的办公需求付费。
很多企业第一次找办公室,最先关注的都是:“多少钱一个月?”
但办公室真正产生的成本,往往远不止租金。
如果租赁传统办公室,企业通常还需要考虑装修、办公家具、网络、物业、空调、保洁、会议室配置、前台接待以及后期维修维护等问题。
对于几十人以上、团队相对稳定的企业来说,这些投入可以长期摊销。
但对于5人、10人或者20人以内的小团队来说,如果业务和人员规模还在快速变化阶段,一开始投入过多固定成本,反而会增加经营压力。
所以,在深圳小公司租办公室时,与其只比较每平方米租金,更应该比较每个月真正需要承担的综合办公成本。
传统独立办公室最大的优势,是自主性比较高。
企业可以按照自己的品牌、部门结构和办公习惯进行装修,也可以自己安排会议室、老板办公室、接待区等功能。
如果企业人数长期稳定、对品牌展示要求较高,同时拥有比较成熟的行政体系,独立租赁一整套办公室会更加合适。
但问题也很明显。
一间100平方米的办公室,不代表100平方米每天都能够被高效使用。
会议室可能一天只使用一两个小时,接待区大部分时间处于闲置状态,随着员工人数变化,还可能出现大量空工位。
企业支付的却始终是一整套空间的成本。
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不少人理解共享办公,会简单地认为是一群人在一个开放空间里共同办公。
实际上,现在很多服务式办公产品已经不是单纯提供共享工位。
企业仍然拥有相对独立的办公室,只是把会议室、洽谈室、茶室、休闲区、打印区、前台等使用频率没有那么高的空间共享出来。
这种模式最大的价值,就是提高面积使用效率。
比如一家10人的公司,真正每天高频使用的可能只是10个工位。
但是为了偶尔开会、接待客户和员工休息,如果自己租传统办公室,就可能还需要额外增加几十平方米面积。
服务式办公则可以让企业使用独立办公室的同时,共享更完整的公共配套。
企业不需要为了偶尔使用一次的会议室,长期支付一间会议室的租金。
小公司办公室还有一个经常被忽略的问题:谁来管?
签完办公室以后,装修需要有人跟进,网络需要办理,家具需要采购,门禁、保洁、维修、快递、客户接待等事情也需要持续处理。
对于大公司来说,可以交给行政部门。
但在创业团队里,这些事情最后很可能落到创始人、合伙人或者核心员工身上。
一个原本应该负责客户、产品和业务增长的人,如果每天需要花时间处理办公室事务,本质上也是企业成本。
这也是越来越多深圳创业团队开始选择服务式办公的原因之一。
企业希望得到的,不只是一个可以放办公桌的房间,而是一个能够直接开始工作的办公环境。
如果企业目前处于以下阶段,可以优先考虑共享办公或服务式办公室:
团队人数还没有完全稳定,希望办公室能够跟随公司规模调整;
不希望前期投入大量装修和家具费用;
经常需要会议室、客户接待和商务洽谈空间,但使用频率并不高;
希望办公室能够提供网络、保洁、前台等基础服务;
刚成立公司,同时存在工商注册、财税以及企业服务需求;
希望确定办公室后能够尽快入驻,不想花几个月筹备装修。
对于这类团队而言,办公空间越简单,企业反而越容易把时间和现金流集中到业务本身。
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星维路X-VALUE在深圳运营的服务式办公空间,并不是简单把一间大办公室拆成很多小办公室。
其产品逻辑,是将企业高频使用的独立办公空间,与会议室、洽谈室、茶室、路演空间、休息空间等公共功能进行组合,同时提供前台、保洁、网络以及企业服务支持。
这样一来,中小企业不需要自己重新搭建一整套办公室体系,也可以拥有相对完整的办公、会议和客户接待环境。
对于正在寻找深圳办公室的创业团队和中小企业来说,选择传统办公室还是服务式办公,并没有统一答案。
真正应该比较的是:以团队现在的规模,每个月为了正常办公,到底需要付出多少钱、多少面积,以及多少管理时间。
如果一家企业只需要10个人办公,就没有必要为了偶尔使用的功能,长期承担一套30人办公室的成本。
办公室最终服务的是企业经营。
能够让团队少花时间处理空间,多花时间做好业务,才是一间办公室真
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